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Medienbruchfreie, antragsgesteuerte Prozessverarbeitung über FMS

Eine typische Herausforderung für IT-Verantwortliche besteht in der Unterstützung und Versorgung der häufig in Standard-Software abgebildeten Kernprozesse mit Daten und Informationen aus vorgelagerten Systemen. Dies sind häufig eigenständige interne Fachanwendungen für spezifische Aufgaben, aber auch externe Systeme von Marktpartnern. Dazu kommen Anforderungen zur Unterstützung interner Genehmigungsprozesse und Arbeitsabläufe für beliebige Anwendungsfälle. Die Hauptanforderungen bestehen darin, eine medienbruchfreie Steuerung des Prozessablaufs (Workflow) mit Prozesskontrolle (z.B. Antrag › Prüfung › Genehmigung › Ablage) umsetzen zu können, ohne immer wieder eine neue Programmierung zu beauftragen.

Selbst, wenn die Realisierung einer direkten Web-Schnittstelle für eine vorhandene Webanwendung aus funktionaler Sicht eine Lösung darstellen würde, ist die unmittelbare Erreichbarkeit einer – in Konzeption und Architektur dafür nicht vorgesehenen - Fachanwendung im Internet aus Sicherheitsaspekten meist nicht akzeptabel. Eine häufig vorgefundene Lösung ist die Bereitstellung von Formularvordrucken im Internet für die Erstversorgung eines Antragsprozesses. Auch innerhalb des Unternehmens bietet die Informationserfassung mittels Formularen viele Vorteile. Vor allem jedoch liefern sie sämtliche für den jeweiligen Prozess notwendigen Informationen.

Papierformulare haben jedoch zwei wesentliche Nachteile: zum einen können sie nicht rechtsverbindlich elektronisch übermittelt werden, zum anderen steht die im Formular erfasste Information (d.h. der ausgefüllte Inhalt) für die elektronische Weiterverarbeitung nicht direkt zur Verfügung. Scanprozesse zur automatisierten Verarbeitung eingereichter Formulare sind häufig zeit- und kostenintensiv, ohne dass ganz auf Rückfragen und Korrekturläufe verzichtet werden kann.

Eine 1:1-Abbildung von A4-Formularen als ausfüllbare PDF-Dokumente sind oft für die Bildschirmarbeit ungeeignet (permanentes Scrollen erforderlich, Ausfüllanweisungen auf Zusatzseite), erlauben nur wenig bis keine Prüfmöglichkeiten (Formate, logische Zusammenhänge) und unterstützen keine (Zwischen)Speicherungsmöglichkeit beim Ausfüllenden.

Lösungsansatz über Formular Management Server (FMS)

Die Formularerfassung erfolgt hier über intelligente Assistentendialoge (dynamisch, in Abhängigkeit vorher angeforderter und bereits ausgefüllter Daten), die ebenso wie die Formulare und die dazugehörigen Daten in einer relationalen Datenbank verwaltet werden. Die Formularinhalte werden nach Absenden / Freigabe durch den Antragsteller als XML-Datensatz direkt zur Weiterverarbeitung über ein Konnektoren-Konzept an die Fachverfahren übermittelt. Optional können die erfassten Formulardaten durch Verschlüsselung und digitale Signatur gegen unberechtigten Zugriff und Manipulation geschützt werden.

Weitere Vorteile einer FMS-basierten Antragsverarbeitung ist die zentrale Erstellung / Pflege von elektronischen Formularen und Veröffentlichung (Bereitstellung im Server) mit Hinterlegung von rollenspezifischen Zugriffsrechten, Gültigkeitsfristen und Empfängern sowie strikte Trennung von Layout (Formular, Darstellung) und Daten (Verarbeitung), was eine barrierefreie Verarbeitung für den Einsatz im Öffentlichen Bereich erlaubt.

Als Projektpartner der Fa. cit GmbH, des Herstellers der intelliForm®-Produktfamilie, haben wir mehrfach erfolgreiche Projektlösungen zur medienbruchfreien, integrierten Unterstützung antragsgesteuerter Prozesse umgesetzt. intelliForm® ist als Basisprodukt aus Bund-Online- und anderen eGovernment-Initiativen entstanden,  besteht aus standardisierte IT-Komponenten und Schnittstellen (DBMS, XML) und unterstützt durch Authentisierungsverfahren über LDAP und MS Active Directory eine einfache Integration in vorhandene Infrastrukturumgebungen.

Die Unterstützung von Signaturkomponenten (z.B. durch nPA-Assistenten oder eGK-Anwendungen, die Integration von Bezahlschnittstelle (Payment-Server) und Erweiterungen für eine frei konfigurierbare Workflow-Unterstützung durch individuelle „Projekträume“ mit „virtuellen Postfächern“ für gesicherte Kommunikation mit Antragstellern (Web-Mail) komplettiert zusätzlich die Einsetzbarkeit.

Fordern Sie weitergehende Informationen über erfolgreiche Projektlösungen und Referenzen an oder vereinbaren Sie eine individuelle Live-Präsentation!

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